Số hóa quy trình quản lý công việc qua hệ thống đánh giá KPI

Giám đốc Sở Nội vụ Cao Bằng Lý Thị Huệ cho biết, kết quả lớn nhất đạt được là hệ thống phần mềm đã đi vào đời sống công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức.

Người dân đến làm thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Quảng Uyên (Cao Bằng). (Ảnh: Chu Hiệu/TTXVN)

Cao Bằng là địa phương đầu tiên trong cả nước ban hành và công bố bộ tiêu chí đánh giá, xếp loại tập thể, cá nhân theo Quy định số 366-QĐ/TW ngày 30/8/2025 của Bộ Chính trị về "việc kiểm điểm và đánh giá, xếp loại chất lượng đối với tập thể, cá nhân trong hệ thống chính trị" và Nghị định số 335/2025/NĐ-CP ngày 21/12/2025 của Chính phủ "Quy định về đánh giá, xếp loại chất lượng đối với cơ quan hành chính nhà nước và công chức." Đến nay, toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức đang từng bước được số hóa và lượng hóa bằng hệ thống KPI.

Số hóa quy trình quản lý công việc

Từ ngày 30/6, Ủy ban Nhân dân tỉnh Cao Bằng công bố triển khai bộ tiêu chí đánh giá, xếp loại tập thể, cá nhân trong hệ thống chính trị. Hệ thống KPI do tỉnh phối hợp với Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam xây dựng, nhằm số hóa quy trình quản lý công việc và tạo cơ sở đánh giá bằng dữ liệu thay cho nhận xét chung chung. Mỗi nhiệm vụ được gắn với tiến độ, sản phẩm đầu ra và trách nhiệm của từng cá nhân; qua đó làm căn cứ đánh giá, quy hoạch, bổ nhiệm, đào tạo cán bộ và thực hiện tinh giản biên chế.

Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Quảng Uyên, 7 công chức có tài khoản riêng để kê khai nhiệm vụ, cập nhật tiến độ và tự đánh giá kết quả công việc thường xuyên, liên tục. Lãnh đạo các phòng, bộ phận thực hiện đánh giá trên cùng hệ thống.

Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Quảng Uyên Lương Quang Thịnh cho biết, phần mềm có ưu điểm là kết quả đánh giá luôn được cập nhật liên thông từ hệ thống iOffice, công khai minh bạch tại màn hình trang chủ của phần mềm. Tuy nhiên, theo ông Thịnh, đối với Trung tâm Phục vụ hành chính công, việc đánh giá qua hệ thống KPI khó định lượng khối lượng công việc do đặc thù là tiếp công dân, tiếp nhận, hướng dẫn nộp và kiểm soát thủ tục hành chính.

Tại xã Kim Đồng, hệ thống KPI đánh giá cán bộ, công chức đã được áp dụng từ khi thử nghiệm đến khi vận hành chính thức. Phần mềm giúp tiết kiệm chi phí, giảm hồ sơ, giấy tờ in ấn khi thực hiện theo dõi, đánh giá, thường xuyên, liên tục; minh bạch và chuẩn hóa quy trình bằng tự động hóa các bước từ tự đánh giá, nhận xét của cấp quản lý đến tổng hợp kết quả, tính điểm. Việc đánh giá qua hệ thống KPI giúp lãnh đạo đơn vị dễ theo dõi tiến độ đánh giá, truy xuất dữ liệu và tổng hợp báo cáo.

Ngoài ra, trong quá trình thực hiện địa phương gặp một số khó khăn như chưa đồng bộ hết các nhiệm vụ từ VNPT iOffice sang phần mềm đánh giá nên một số nhiệm vụ vẫn phải thực hiện thủ công. Để được đồng bộ sang phần mềm đánh giá cần thực hiện nhiều thao tác giao việc...

Một số công chức công tác tại Hội đồng Nhân dân tỉnh phản ánh, việc đánh giá công việc qua hệ thống KPI thường gặp một số lỗi như bị gián đoạn do đường truyền Internet không ổn định, phần mềm bị lỗi hệ thống... dẫn đến việc xử lý công việc có lúc chưa kịp thời.

Phục vụ hiệu quả cho công tác quản trị, điều hành

Hệ thống KPI chính là tập hợp các chỉ số định lượng dùng để đo lường và đánh giá hiệu quả công việc. Các chỉ số này phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của một cá nhân, một phòng ban hoặc toàn bộ doanh nghiệp thông qua các con số và dữ liệu cụ thể.

Hệ thống đánh giá KPI đã được triển khai tại 5 cơ quan tham mưu giúp việc Tỉnh ủy, 2 đơn vị sự nghiệp trực thuộc Tỉnh ủy, 58/60 Đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy (trừ Đảng ủy Công an, Quân sự), Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh, xã; 16 sở, ban, ngành và 56 xã, phường của tỉnh.

Sau giai đoạn vận hành, phần mềm ghi nhận trên 31.000 phiếu theo dõi công việc hằng tháng và đánh giá, chấm điểm cá nhân được tạo lập và theo dõi. Các cơ quan, đơn vị đã bắt đầu sử dụng tính năng giao việc trên iOffice để giao việc và theo dõi, quản lý công việc/nhiệm vụ.

Hệ thống ghi nhận hơn 36.200 nhiệm vụ được cập nhật, theo dõi trên hệ thống phần mềm. Trong đó, Dashboard của lãnh đạo Ủy ban Nhân dân tỉnh hiển thị hơn 1.500 nhiệm vụ do Ủy ban Nhân dân tỉnh giao. Đa số các nhiệm vụ Ủy ban Nhân dân tỉnh giao đã được các cơ quan theo dõi, cập nhật, xử lý đảm bảo thời hạn. Tính năng nhắc việc trước 5 ngày đối với thời hạn thực hiện nhiệm vụ phát huy hiệu quả tốt khi số lượng nhiệm vụ quá hạn đã giảm từ hơn 30 nhiệm vụ trong tháng 7 xuống dưới 10 nhiệm vụ trong tháng 8/2026...

Giám đốc Sở Nội vụ Cao Bằng Lý Thị Huệ cho biết, kết quả lớn nhất đạt được là hệ thống phần mềm đã đi vào đời sống công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức. Dù còn những vướng mắc cần tiếp tục nỗ lực, tháo gỡ tuy nhiên hệ thống phần mềm đã góp phần cho công tác đánh giá, xếp loại, nâng cao chất lượng thực thi công vụ, hiệu quả quản trị điều hành.

Thời gian tới, Sở Nội vụ tiếp tục hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị cập nhật dữ liệu thường xuyên, liên tục; sử dụng hệ thống phần mềm không chỉ là công cụ đánh giá, xếp loại chất lượng, mà còn là công cụ phục vụ hiệu quả cho công tác quản trị, điều hành; phục vụ hiệu quả cho các cuộc họp, hội nghị, giao ban.

Đơn vị sẽ tiếp tục phối hợp với VNPT Cao Bằng hoàn thiện tính năng giao việc và các tiện ích khác trên hệ thống phần mềm; triển khai công tác đánh giá, xếp loại viên chức trên hệ thống phần mềm, hoàn thành trong quý 3/2026./.