Ghế trống của ông chủ

Suốt nhiều năm, sáng nào tôi cũng bắt đầu bằng một cuộc gọi: “Nhà máy hôm qua chạy thế nào?”. Cho đến khi tôi nhận ra câu hỏi ấy chính là chỗ yếu nhất của mình.

Tôi năm nay ngoài năm mươi, làm chủ một hệ thống công ty sản xuất bột đá, bao bì và bạt ở Lào Cai, cùng vài mảng khác như đầu tư, quản lý tòa nhà, dược thảo và công nghệ. Ba nhà máy, hơn hai trăm con người, đặt cách nhà tôi ở Hà Nội hơn ba trăm cây số. Tôi gần như điều hành tất cả từ một căn phòng làm việc ở thủ đô.

Trong một thời gian dài, "điều hành từ xa" với tôi nghĩa là điện thoại. Sáng nào tôi cũng gọi hỏi hôm qua làm bao nhiêu tấn, xuất được mấy đơn, có sự cố gì không. Buổi tối lại gọi để yên tâm đi ngủ. Tôi phụ thuộc vào vài người chủ chốt ở nhà máy - họ nghỉ một hôm là tôi mất luôn tai mắt. Mỗi khi công việc nhiều lên, phản xạ của tôi, cũng như của phần lớn ông chủ Việt Nam, là tuyển thêm người. Bộ máy cứ thế phình ra, còn tôi vẫn không ngủ ngon.

Tôi không biết lập trình, không có đội IT riêng, và thú thật, có những phần mềm quản trị đắt tiền tôi từng mua về rồi bỏ xó. Nên khi tôi kể rằng mình đã tạo ra một quy trình báo cáo tự động bằng công cụ trí tuệ nhân tạo, nhiều bạn bè doanh nhân không tin.

Họ hỏi tôi thuê công ty nào, đội kỹ sư ở đâu. Câu trả lời thật là: không ai cả. Tôi tự làm từ con số không, bắt đầu từ những thao tác vụng về nhất. Việc đầu tiên chỉ là đăng ký hai thứ mà ai cũng tiếp cận được: một bộ công cụ văn phòng trực tuyến và một phần mềm AI biết đọc hiểu tiếng Việt, trả phí theo tháng.

Chính lúc loay hoay cài đặt, tôi mới thấy hết cái hay. Ví dụ, khi không biết phải bấm vào đâu, tôi lấy điện thoại chụp lại màn hình, đưa cho AI xem và hỏi "giờ tôi phải làm gì tiếp?". Nó nhìn tấm ảnh, chỉ cho tôi từng nút một, cho đến khi mọi thứ chạy được. Cứ như thế, tôi mò mẫm hoàn thiện toàn bộ. Đó là khoảnh khắc khiến tôi tin thứ này thật sự dành cho cả người không rành công nghệ như mình.

Mọi thứ lớn dần lên theo cách ấy. Tôi để AI làm việc trên bộ công cụ văn phòng mà công ty đã dùng - bảng tính, biểu mẫu, thư điện tử, lịch. Thứ "tốn kém" nhất tôi phải bỏ ra là thời gian ngồi viết ra thật rõ ràng những gì tôi cần mỗi ngày, rồi yêu cầu AI biến chúng thành việc tự động. Không có phép thuật nào ở đây, chỉ có sự kiên nhẫn diễn đạt cho máy hiểu đúng ý mình.

Kết quả là mỗi sáng, trước khi tôi thức dậy, một bản báo cáo đã nằm sẵn: sản lượng, doanh thu từng nhà máy được tổng hợp lại, ai chưa nộp số liệu thì hệ thống tự điểm danh, con số nào bất thường được tô đậm cảnh báo. Việc tính lương cho công nhân nhiều nhà máy - thứ trước đây ngốn của kế toán nhiều ngày - nay do AI tính trước, người kiểm tra lại, và tôi là người duyệt cuối. Máy tính, người soát, lãnh đạo quyết. Các quyết định, công văn, quy chế tôi cũng nhờ AI soạn khung rồi chỉnh. Mỗi đề xuất chi tiền, trước khi tôi ký, đều được rà soát xem có đúng quy định, có hợp lý so với dự toán không. AI còn giúp tôi bóc tách lãi lỗ theo từng dòng sản phẩm, để tôi biết mã hàng nào đang âm thầm ăn mòn lợi nhuận mà nên dừng, mã nào nên đẩy mạnh.

Điều tôi tâm đắc nhất là thứ tôi gọi là "hai tầng AI". Tầng thứ nhất là một trợ lý: tôi hỏi gì nó trả lời nấy, như một thư ký giỏi luôn túc trực. Tầng thứ hai mới thú vị - là những "nhân viên ảo" tự chạy việc theo lịch, kể cả khi tôi đang ngủ. Có "nhân viên" tự đọc và tóm tắt hộp thư cho tôi, gạn những email quan trọng lên đầu. Có "nhân viên" tự rà các trang công báo, văn bản pháp luật, rồi cảnh báo nếu có quy định mới ảnh hưởng đến ngành của tôi. Chúng không đòi lương, không nghỉ phép, không quên việc.

Tôi nhớ rõ hai lần khiến mình thật sự tin vào cách làm này. Một buổi sáng, bản báo cáo tự động tô đỏ một dòng: đá nguyên liệu cho nhà máy bột đá sắp cạn, tồn kho chỉ còn đủ chạy chưa tới hai ngày. Không ai gọi báo tôi cả - chính hệ thống tự đọc số tồn, so với tốc độ tiêu thụ mấy hôm liền, rồi bật cảnh báo. Nhờ vậy tôi kịp hối thúc nhập nguyên liệu trước khi máy phải dừng. Trước đây, một tin như thế thường chỉ đến tai tôi khi mọi chuyện đã rồi.

Lần khác, hệ thống chỉ ra một phân xưởng dệt có tỷ lệ máy chạy tụt xuống dưới ngưỡng, và tự truy nguyên nhân: không phải thiếu người hay hỏng máy, mà do khâu cấp chỉ bị nghẽn, trong khi kho vẫn còn nguyên liệu. Nó còn đối chiếu số tồn kho giữa các bộ phận và chỉ ra chỗ vênh nhau. Đó là lúc tôi hiểu: một cỗ máy chịu đọc hết mọi con số mỗi ngày sẽ nhìn ra những thứ mà mắt người, giữa trăm công nghìn việc, rất dễ bỏ sót.

Nhưng tôi cũng muốn thành thật về giới hạn. Hệ thống này không phải phép màu, và tôi đã nếm vài phen hú vía đủ để không ảo tưởng.

Có lần hệ thống chấm một phân xưởng chỉ đạt một phần rất nhỏ so với kế hoạch, con số tệ đến mức vô lý. Truy lại mới biết: người lập kế hoạch đã ghi sản lượng theo tổng khối lượng của cả đơn hàng, trong khi thực tế mỗi ngày chỉ chạy một phần nhỏ. AI đọc đúng những gì được nhập vào, nên suýt kết luận sai và "phê" oan cả một tổ. May mắn là tôi đã đặt cho nó một nguyên tắc cứng: gặp con số bất thường thì phải đánh dấu "cần người kiểm chứng", tuyệt đối không tự phán. Nếu tin máy một cách mù quáng, tôi đã mắng nhầm anh em.

Một chuyện khác dai dẳng hơn: có những bộ phận nộp báo cáo bằng file mẫu của tháng trước, số liệu cũ, thậm chí để trống. AI không thể biến rác thành vàng - nó chỉ trung thực tổng hợp đúng cái nó nhận được, và thế là bản báo cáo hôm đó lệch. Tôi vỡ ra rằng phần khó nhất không phải dạy máy, mà là tập cho con người thói quen nhập liệu sạch và đúng hạn. Công nghệ chỉ mạnh ngang cái kỷ luật của tổ chức đứng sau nó.

Điều đọng lại trong hành trình này không phải là công nghệ, mà là một cách nghĩ khác về quy mô. Tôi từng tin rằng làm được nhiều việc thì phải có bộ máy lớn. Giờ tôi tin điều ngược lại: một bộ máy gọn hơn hoàn toàn có thể làm được việc của một bộ máy lớn - mở rộng mà không phải phình nhân sự, và người đứng đầu thì kiểm soát được mọi lúc, mọi nơi. Cái ghế trống của tôi ở nhà máy không còn là lỗ hổng, mà thành bằng chứng rằng bộ máy đã tự đứng vững.

Chúng ta thường nghĩ chuyển đổi số là đặc quyền của những tập đoàn có tiền, có đội kỹ sư. Trải nghiệm của một ông chủ ngoài năm mươi, không rành công nghệ, ngồi ở Hà Nội điều khiển ba nhà máy tận Lào Cai, lại hơi khác. Công cụ giờ đã rẻ và đủ thông minh để nằm trong tầm với của gần như mọi doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam. Rào cản lớn nhất không còn là tiền, cũng không phải công nghệ. Rào cản lớn nhất, rốt cuộc, nằm trong tư duy của chính người chủ.

Mai Hồng Bàng

Đọc bài gốc tại đây.