Đòi sao y chứng thực: Có nạn lạm dụng, có thói quan liêu

Thời đại số hóa sao cứ đòi tất cả giấy tờ đều phải có mộc đỏ? Làm sao để bỏ thói quen này?

Cán bộ UBND phường Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức (TP.HCM) đối chiếu hồ sơ, chứng thực bản sao cho người dân - Ảnh: K.YÊN

Tuổi Trẻ ghi nhận ý kiến của bạn đọc, chuyên gia và cơ quan chức năng.

* Ông THI VĂN NGỌC TUẤN(phó chủ tịch UBND phường Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP.HCM):

Mỗi tháng chứng thực gần 10.000 bản sao

Ông Thi Văn Ngọc Tuấn (phó chủ tịch UBND phường Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP.HCM)

Mỗi ngày, UBND phường Hiệp Bình Chánh tiếp nhận, giải quyết gần 100 hồ sơ chứng thực bản sao với hơn 360 bản giấy tờ các loại.

Tháng gần nhất phường chứng thực gần 10.000 bản sao, giấy tờ chứng thực gồm: các loại bằng cấp, giấy đăng ký xe, các quyết định về lương thưởng, giấy đăng ký kết hôn, hợp đồng mua bán căn hộ, báo cáo tài chính của công ty...

Hiện UBND phường có hai công chức Tư pháp - Hộ tịch phụ trách tiếp nhận, chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND phường trực ký hồ sơ chứng thực để trả kết quả ngay. Các công việc còn lại nhiều khi phải làm ngoài giờ hành chính.

Phường đã quán triệt cán bộ, công chức tuyệt đối không yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ, thủ tục hành chính phải nộp bản sao giấy tờ tài liệu liên quan.

Người dân chỉ cần xuất trình bản chính hoặc nộp bản photo kèm theo bản chính để công chức tiếp nhận hồ sơ để đối chiếu. Sau đó cán bộ đóng dấu vào hồ sơ "đã đối chiếu đúng với bản chính", ký tên để các bộ phận tiếp nhận hồ sơ yên tâm, thụ lý.

Có người chứng thực 10 bản sao giấy chủ quyền nhà để làm hợp đồng vay vốn ngân hàng, sau khi vay vốn thì giấy chủ quyền nhà được cập nhật nhà đang thế chấp. Khi đó các bản sao giấy chủ quyền không còn đúng với bản chính, cũng như không còn giá trị sử dụng.

Nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian, người dân, doanh nghiệp chỉ nên chứng thực bản sao khi thật cần thiết và cũng không cần sao y nhiều bản để dành vì rất lãng phí.

Một số giấy tờ có thời hạn sử dụng ngắn hoặc hay biến động, chỉ nên chứng thực vừa đủ dùng vì khi bản chính hết hạn hoặc biến động thì bản chứng thực sẽ không còn hiệu lực.

* ThS LƯU ĐỨC QUANG (Trường ĐH Kinh tế - Luật, ĐH Quốc gia TP.HCM):

Sợ sai, sợ trách nhiệm

ThS Lưu Đức Quang (Trường ĐH Kinh tế - Luật, ĐH Quốc gia TP.HCM)

Việc yêu cầu người dân phải nộp bản sao có chứng thực phản ánh tâm lý sợ sai, sợ trách nhiệm của cơ quan, đơn vị và cả cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Việc đặt ra thêm nghĩa vụ cung cấp bản sao có chứng thực cũng đồng nghĩa với việc hạn chế quyền của người dân trong rất nhiều trường hợp một cách thiếu chính đáng.

Chính phủ đã triển khai toàn dân dùng ứng dụng VNeID, ứng dụng định danh điện tử, có giá trị sử dụng thay các loại giấy tờ tùy thân. Vậy nên, cơ quan chức năng cần sớm tích hợp những loại giấy tờ liên quan đến một cá nhân vào ứng dụng này để người dân xuất trình khi cần thiết.

Ứng dụng do cơ quan công an quản lý này chính là bảo chứng để xác định đúng sai, là con dấu quan trọng nhất mỗi người cần mang theo bên mình.

Phát triển và sử dụng ứng dụng này thành thạo thì mới dần bỏ được tâm lý "nghiện" sao y giấy tờ của người dân và khiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận hồ sơ có trách nhiệm hơn trong việc đối chiếu bản sao với bản chính, tự chịu trách nhiệm, tự tìm thông tin để xác thực những hồ sơ do người dân nộp đến.

* Bạn đọc ĐOÀN THỊ BÍCH HẠNH

Doanh nghiệp tư nhân không nặng nề chứng thực

Tôi từng làm chuyên viên nhân sự phụ trách tuyển dụng cho một doanh nghiệp nhà nước. Mỗi đợt tuyển dụng, chúng tôi nhận được rất nhiều hồ sơ ứng tuyển.

Và việc yêu cầu ứng viên phải nộp hồ sơ có chứng thực được xem như là bước sàng lọc những rủi ro liên quan đến trách nhiệm pháp lý mà có thể ứng viên cố tình giấu đơn vị tuyển dụng.

Có không ít trường hợp ứng viên giả mạo bằng cấp, vì thế không thể không yêu cầu văn bằng phải được sao y công chứng khi bằng gian bằng giả ngày càng tinh vi. Với những vị trí quản lý cấp cao, khi tuyển dụng rồi chúng tôi phải mất khá nhiều thời gian để xác minh văn bằng.

Không ít lần, chúng tôi không nhận được sự phối hợp từ phía đơn vị đào tạo, cấp bằng. Ngoài ra, việc lập hồ sơ nhân sự có đầy đủ giấy tờ được chứng thực nhằm phục vụ cho các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội.

Khi làm quản lý nhân sự cho công ty dịch vụ tư nhân, tôi thấy quy định về hồ sơ ứng tuyển cho ứng viên nhẹ nhàng hơn. Chỉ cần ứng viên gửi hồ sơ qua email, chúng tôi lọc chọn và hẹn phỏng vấn.

Nếu ứng viên trúng tuyển và qua giai đoạn thử việc, lúc đó chúng tôi mới lập hồ sơ nhân sự điện tử. Chỉ cần người lao động mang theo bản chính để phòng nhân sự kiểm tra, sau đó tải lên hệ thống, và chúng tôi nhấn mạnh vào cam kết trung thực của nhân sự về những giấy tờ, bằng cấp này.

Để không lạm dụng hồ sơ sao y chứng thực, chính bản thân các công ty phải thay đổi quy trình phỏng vấn, tuyển dụng. Người lao động được tuyển dụng chính thức mới lập hồ sơ nhân sự điện tử, người lao động chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của hồ sơ.